创新拿铁 陈蔚铭

今年二月,太空企业SpaceX发射Falcon Heavy火箭,把Roadster跑车送上太空的创举再度吸引全球目光。执行长Elon Musk身兼多家创新企业的管理者,是怎么度过他的一天?又是哪些习惯让他可以在日理万机的繁忙工作中,仍然保持高超的效率带领所有员工保持前进的动力?

本文四大重点:1. 专注在重要的事、动手解决实际问题。 2. 打破砂锅问到底、不被过往经验局限,带领SpaceX从无到有打造出世界第一的火箭。 3. 好的沟通从写好的电子邮件开始。 4. 如果满分是100分,目标就要设在120分!不满现况才能保持领先。

创新点:设定高标准、不被经验局限,把每个问题都当作初次见面来对待。

1. 专注在重要的事、动手解决实际问题

对身兼多间公司决策者的Musk来说,每天最重要的工作就是回复成堆等待裁示的电邮。若不在每天一开始就为员工搬开挡住去路的石头,多浪费一秒都可能错过稍纵即逝的机会。

每天早上七点,Musk会花半小时回复邮件,之后才继续自己一天的行程。在Musk密密麻麻的行事历里,填满了以五分钟为最小单位的小任务;运用类似番茄钟工作法的原理设定时间限制,帮助大脑聚焦在真正重要的信息,过滤没有意义的噪声,专注于达成整天的目标

此外,暂时关掉行动装置的提示信息、用电邮取代非必要的冗长会议、尝试远端工作也都是提升专注力有效的方式。

紧绷的行程让Musk必须时常检讨自己利用时间的方式,不停思考如何在相同的时间下做得更多更好。

无论是SpaceX的火箭或是Tesla的电动车,都没有前人的经验可以参考。因此在生产过程中遭遇各种大小麻烦是家常便饭。而这种状况也影响了Musk的时间分配,他把80%的时间花在突破这些生产的瓶颈:“我把大部分的时间用在解决工程和制造方面的实务问题,而不是待在原地规画愿景、纸上谈兵。”

因为在追求梦想的路上,“筑梦”比“作梦”来得更重要

(同场加映:什么都做一定通通平庸,“地表最强咖啡”教我们:专注在一点,成为最强!并把自己的强项,变成新时代的“生活态度”)

2.打破砂锅问到底、不被过往经验局限,带领SpaceX从无到有打造出世界第一的火箭

2002年开始,Musk为了实现把人类送上火星的梦想,他开始走访全世界的太空设备制造商,寻找可能的合作对象。不过绕了地球一圈后,他惊讶地发现一架火箭的售价竟高达6500万美金。

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图说:Falcon 9 火箭发射 (图片截取:Official SpaceX Photos)

理解到梦想原来这么贵,Musk打算干脆自己来。但自己做真的比较划算吗?虽然以往的经历与航太科技完全没有关联,但他开始一边自问自答、一边搜集信息:

“火箭是用什么做的?”

“航太等级的铝合金,加上一些钛金属、铜、碳纤维等等。”

“这些材料为什么这么贵?”

“制造过程经过许多次加工、运输,增加许多看不见的成本。”

“如果从上游大批购买原料再自己加工,会不会更便宜?”

大略计算后,材料成本只占了整只火箭的2%!他决定放弃购买现成火箭,成立SpaceX开始实现人类的火星梦。几年之后,SpaceX成功地把制造火箭的成本大幅降低十倍。

前述的思考过程,应用的正是Musk在许多场合都曾提到的“第一定理”,也是他用来应付复杂挑战的秘密武器。

简单来说,“第一定理”就是把复杂的问题不停拆解,直到用现有知识可以解决的规模,最后再化零为整归纳出解决方案。

Musk曾说,要把每个问题都当作第一次遇到,从头开始分析。因为过度依赖过往经验容易形成“想当然耳”的主观判断而忽略客观事实,陷入“专家误區”导致错误的结果。参考过去经验能帮我们避免犯相同的错,却不保证能再次成功。

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(图片截取:Pixabay)

要把第一定理运用得好,先决条件是具备庞大的知识库,这有赖于多元的学习。

Musk年轻时每天阅读两本书,庞大的阅读量让他创建起横跨科学、工程、管理等领域的跨界知识。把每个领域想像成一棵树,先从由最基本的理论(树根、主干)开始学起,随后再往细节、应用(枝叶)扩张范围。

读书之外,另一个有效的学习方式是找到专家、问对的问题。SpaceX的资深员工Kevin Brogan回忆起Musk“热情”的学习态度:“一开始我以为Musk在质疑我是不是真的懂这些技术。但后来我发现,他不停抛出一连串的问题是为了和你学习,直到他掌握了九成你懂的东西。”

3. 好的沟通从写好的电子邮件开始

用电子邮件进行沟通是Musk最自豪的技能,他常用电邮进行内部沟通,分享公司未来的愿景和目标,以及督促员工提高自己的生产力。

 

经常用电邮和员工分享未来目标的目的是为了增加动力:“如果让人们确实理解他们的目标,以及达成目标的重要性,他们会做得更好且乐在其中。”

相对地,看到不好的工作习惯,Musk也会直接表明。SpaceX内部曾发生缩写字泛滥的现象,于是Musk就写了这封“别再用意义不明的缩写字了”给所有员工,内容清楚地说明为何意义不明的缩写字会造成别人的困扰、宣布不准再用未经核准的字汇以及适用的范围等等。

那麽,一封好的邮件该怎么写呢?

尽可能简短内容,减少会令人困惑的用词,如“我感觉…”、“可能…”以避免误会;若内容较多,把重点写在第一行、同时把人名、待办事项以粗体标示。此外,若要转寄电邮,记得提出重点条列在信件开头,千万不要写个“FYR(for your reference)”就随便把信转寄出去。

4. 如果满分是100分,目标就要设在120分!不满现况才能保持领先

在员工的眼中,Musk最“恶名昭彰”的习惯是为每个专案设定看似不可能的目标与期限。

关于这点,前SpaceX主管有个传神的比喻:“Musk想做一辆省油的车,只要一桶油就可以横跨美国从洛杉矶跑到纽约(4500公里)。经过一年的努力,我们虽然无法在期限内达成这个疯狂的目标,但我们都觉得这部车要跑到拉斯维加斯(434公里)应该没问题。但没想到,最后我们一路抵达新墨西哥(1411公里)!”

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图说:Roadster电动跑车 (图片截取:Tesla)

事实上,Tesla电动跑车的成名之作“Roadster”原本预计在2006年上市,但中间经过几次延迟,直到2008年才真正问世。虽然比预计的时间晚了2年,但Roadster仍然是世界上第一部纯电动跑车。

Musk之所以为团队设立高标准,是为了强迫他们脱离舒适区。如果只是日复一日重复熟悉的事物,只会让团队停滞不前。关于期限,他是这么想的:“通常我说的话都会实现,也许不一定能准时,但它总有实现的一天。”

2004年,Musk向供应商询价一个火箭零件的价格,厂商给了12万美金的报价。

Musk又再次施展了第一定理的威力,把所有零件拆解,要求负责专案的工程师Steve Davis用5000美元的预算做出一样的东西。9个月后,Davis只用了3900美元搞定了这颗用在Falcon 1火箭上的重要零件。

在高速变化的时代,永远不能满足于现况,因为对手不会停止寻找比你更好、更快、更便宜的方法达成目标。只能坚持不断尝试、失败、修正,从失败中学习直到找到对的方法。如同Musk所说:“虽然我还不知道该如何才能成功,但我知道怎么做不会成功。”

(同场加映:为什么自己订的目标这么难达成?史丹佛大学的台湾教授传授秘诀:用“动态目标”克服自己的人性弱点,达成目标就近在眼前!)

 

参考资料:

1. Elon Musk’s “3-Step” First Principles Thinking: How to Think and Solve Difficult Problems Like a Genius.

2. The Falcon Heavy is an absurdly low-cost heavy lift rocket

3. Elon Musk Incredible Speech – Motivational video By MulliganBrothers

4. Elon Musk: How I Became The Real ‘Iron Man’

5. Top 10 Elon Musk Productivity Secrets for Insane Success

 

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原文出处:Elon Musk怎么写 email?学习他这 4 个秘诀,在不可能中找到成功的方法