草根影响力新视野 法兰瓷编译

你的电子信箱是否时常塞爆？ 每封邮件似乎都很重要，该如何有效率地管理呢？ 

随时清空收件箱

《如何成为具生产力的忍者》(How to Be a Productivity Ninja)作者Graham Allcott表示，这并非没有可能。他说 :“不要不敢按删除键，只要记得将回收箱设定为“非定期清空”，如此一来，即使不小心删除了重要邮件，也可以轻松地回收。工作目标应该是管理你的专注力，而不是电子邮件。”因此，“清空收件箱”是为了致力于提升专注力在最重要的事务上。Allcott说 :“你的工作不是在于很会使用电子邮件，而是让电子邮件来做好你的工作。”

不要以电子邮件开始新的一天

Allcott说 :“电子邮件不是你的工作清单。”Allcott建议一天的开始应该先针对当天的工作重点进行“高品质的思考”，并且在读取电子邮件之前就先仔细计划这些工作重点。

设定有效的电子邮件礼节

所有的原始收件者都必须一再“全部回复”吗？  Allcott建议先举行个15分钟的团队会议以达成共识。英国全国健康与福祉论坛的项目协调员Lina Siegl正在研究电子邮件文化的影响，并发现没有必要“全部回复”给所有人，她说 :“这是一种特殊的挫败感，人们可能会感到不必要的回复压力。”

避免在下班后发送电子邮件

Lina Siegl说 :“研究表明，随时与工作保持联系可能是最大的压力之一”，如果可以的话，她建议将工作手机与私人手机分开，这样就不会直接在私人手机上收到工作电子邮件，进而更容易断开随时查看邮件的习惯。不妨与主管坦率地询问是否希望你在下班时间仍要处理邮件，但相对而言，老板也有责任为团队设定健康的电子邮件使用守则。切记，千万不要躺在床上查看电子邮件。

使用其他通讯方式

Lina Siegl时常听到的一个抱怨就是 : 员工们已经厌倦了 “整天盯著电脑处理电子邮件，邮件上的问题总是简单到只要一通电话就可以解决了，或是直接走到对方座位谈一下就好”。Siegl说，更直接的交流不仅会减少电子邮件数量，还可以鼓励同事之间的互动交流。

Reference : Hit delete, ditch reply-all and other ways to manage your work emails