草根影响力新视野  琪拉编译

你常发现自己的工作效率失控吗?每天进办公室，你计划好今天要做完的工作，但常被打扰，只做完并非最优先的事，然后拖延原本要优先处理的任务。以下是专家对于工作产能的一些技巧，帮助我们适用在日常生活以及职场中。

 

• 生产力的基本原则：

1.相信自己的小进度。我们无法让自己一蹴可及。工作生产力上小小的进步就可以累积成大改变。先从小地方开始，然后慢慢找出最适合自己的工作方式。

2.让别人督促你。对于工作期限，如果无法信任自己，让同事提醒你，这样会促使你快点把工作做完。

3.原谅自己。接受自己有时会分心，容易被打扰，而毁了一天。最重要的是要继续向前走，而不是停留在懊悔自己犯的错误。

 

• 对一心三用的人：

你曾有要同时打电话给同事，同时又想写封信，然后又在Facebook上检查朋友动态的经验吗?如果你想要同时间做好三件事，那通常每件事都做不好。那是因为大脑的认知有限，你可以做好事情的关键在于如何在一段时间内专注于某件任务，即便只有几分钟或几小时。麻省理工学院的神经科学教授就说:[同时多种工作在人类身上是不可能的。]

再者，同时多工容易让人出错。因为大脑必须来来回回，找到上回的思绪，这会多花时间，也容易犯错。人的大脑就像肌肉，借着我们越专注于某项工作，越能锻炼大脑的链接，表现的也越好。

 

• 如何只专注于一项工作：

尽可能的塑造让你能专心的工作环境。对于无法把自己关起来一小时不受打扰的人而言，即便只有五分钟的专心环境，也能有生产力。以下是几个可以做到的小改变:

1.远离诱惑: 每个人工作时不免受到想要检查社群媒体欲望的干扰。最好是加装一些减少分心的软件，像是SefControl、StayFoucused等。它可以帮你在特定时间内锁住社群媒体通知的干扰。

2.只开一个萤幕：远离手机或关掉另外一个萤幕，无论是另一台电脑或ipad或电视机。

3.离开: 如果你发现自己一直无法专心，尝试起身，走动一下，可以帮助自己调整情绪，让自己重新专注起来。

4.间歇性的工作：如果自己无法长时间专注在一项工作上，干脆设定一个计时器，要求自己专心工作个五到十分钟。接著允许自己可以分心一分钟，然后再专心工作五到十分钟。

 

• 你的办公桌代表你的人

你工作时的桌子会影响工作的产能，让你工作时精神百倍，或是削减你的力气。一般而言，桌上只能允许25%的杂乱，再多都会破坏你的时间管理。你桌上的每一张纸都是一项工作，都要花时间。你有时间做完吗?如果你桌上堆积太多文件时，可能就是你要把工作分派给别人做的时候了。

大部分时候，你的桌子应该只放你正在进行中的任务，还有你需要的工具。你还需要两个放不同文件的区域，分别是[代办区]以及[已办区]，区分需要处理的任务，以及已经处理好的任务。

最佳整理办公桌的时间是下班前的十分钟，只放著你明天需要处理的工作。这样明天一早你就不需要花时间整理昨晚的杂乱，提高明天工作的效能。

 

• 给电脑使用者(每个人):

尽管我们需要电脑增加产能，但电脑也会使我们工作系率降低。如果不了解电脑可以帮你做的事，然后不敢寻求电脑技术上的帮助，会大大降低你的工作效率。因此，不要忘记常常搜寻软件上的新知，或是使用在线教学系统，甚至询问同事，才能不要浪费时间在与科技磨合中。

 

• 谨慎处理你的电子邮件时间:

处理电子邮件时间、收发电子邮件事实上相当耗时，比较有效率的做法是固定每天收发电子邮件的时间。可能一小时中的五分钟，或是一天中的十五分钟。

另外，把电子邮件分门别类，把它们区分成[需要尽快处理的信件]跟[需要注意的信件]。给自己两分钟的时间，如果有一封信你无法在两分钟内处理完，不是现在立刻处理，就是等到下次计划中的时间再处理。

辨别那些潜意识里头不想处理的信件。通常这种信因为会触动情绪而不想处理，例如拒绝别人的请求的信，或是要下困难决定的信。与其拖延，最好节省时间，直接打电话给对方讲清楚。这样你的语气会更诚恳，而非冷冰冰的文字。

关掉信件提醒。在职场上，有时上司或客户的信件需要立刻处理。但是除此之外，几乎每封信件都可以等待个二十分钟。因此，当你需要专心于某件任务上时，不要让其他电子邮件的通知阻碍你的工作效率，就让其他电子邮件等个二十分钟吧。

参考资料:

How to Make the Most of Your Workday