草根影响力新视野  琪拉编译

有研究估计全美国一天要开上千万场会议，也有人说因为开会造成的生产力下降，一年的成本约3兆多美元。但为什么公司还是需要开会? 问题不是开会本身，而可能是因为职场讲究合作文化，或者是企业架构需要大伙参与讨论。

企业管理软件Asana的执行长说，即便是科技大公司也容易落入因为开会，造成低生产力的猫腻。即使短短三十分钟的会，也让人很难以回去正常工作。因此，以下提供几项减少开会又可以达成高生产力的方式，给所有企业人士参考。

开会前制充分准备

开会前应该给所有与会人开会的流程、讨论事项。开会要有效率的方法就是事前充分的准备，还有研究开会流程，这样可以帮助你表达你对这个会议的贡献。

当你想在会议中提议新的想法，应该尝试在会议前先跟同事讨论你的想法，这样即便遭到反对，至少你也能得到其他人的认同。职场老鸟都知道，踏进会议室前先与公司关键人物对话是很重要的。

会议一开始便让大家知道你

会议一开始几分钟，应该就让大家知道你的声音。 很多人在会议当中沉默不语，心中一直想再等一下，等我想出很有建设性的意见出来再讲话。但是会议最有建设性的时候通常是一开始的几分钟，因此最好这时候就提出想法出来。

小心爱抢话语权的人

即便你已经在会前都事先做好准备，会议的进行还是可能会被那些讲话最强势，第一个拿到话语权的人抢走。但若你不把话语权抢回来，这样对整个团队没有帮助。当你有绝佳的点子的时候，在会议中安静并不是好的美德。

对那些比较害羞的人或是职场菜鸟而言，在会议中表达意见可能是最糟糕也最紧张的经验。但是靠著肢体动作，可以表达自信，即便职场菜鸟也可以加入谈论。

拥抱不舒服

要直接在你的同事面讲出让人不舒服的事实不容易，但这不得不为。

人们把对方应该要改进的地方指名出来可以提携互相的工作表现，团队得到的助益会大过于伤害，即便是你的公司文化不把[否定]当作进步的动力。

美国麦肯锡顾问公司的顾问罗森斯坦先生说:[我参加过一个会议，会议中大家都想讲什么，但大家都没有勇气讲出来。即便如此，我仍是期待听到他们说‘我不知道原因，但我对这个点子不看好。’]赢得辩论不是重点，但是承认房间内有只大象是每个团队都需要的勇气。

减少要参与的会议

很多组织都有著大众参与讨论与共同合作的文化，结果造成大家负荷过重，没有效率。接到与会通知的信件，代表著你对这个团体很重要，但这也造成即便在计划中不重要的人也被邀请参与会议。

要改变这状况第一步就是减少大家与会的数目。这对经理人很容易，但员工可能不这么想。比较技巧性的作法，是告诉老板的考量，表达目前你对这个计划的角色还不明朗，因此表达自己可以先不要参加会议。并再强调你不出席会议，可以让其他同事更有机会参与计划。

参考资料:

four-ways-to-be-more-effective-in-meetings